Faire une note de frais est un passage obligé pour bon nombre de salariés ayant à déjeuner (ou dîner) à l’extérieur de leur entreprise lors de déplacements professionnels. Les notes de frais de restaurant sont ainsi largement répandues dans le monde du travail, mais il est parfois difficile de s’y retrouver et de connaître les conditions qui doivent être remplies afin d’être remboursé. Ce guide complet vous donnera toutes les clés pour bien maîtriser cette tâche administrative.
Qu’est-ce qu’une note de frais de restaurant ou de repas ?
Une note de frais de restaurant est un document permettant à un employé de demander le remboursement des dépenses liées aux repas consommés en dehors de son lieu de travail habituel lors d’un déplacement professionnel. Elle doit être accompagnée des justificatifs appropriés, attestant la réalité des dépenses engagées. Pour mieux comprendre ce système, n’hésitez pas à consulter la définition d’une note de frais.
Quelles différences entre les notes de frais et les tickets-restaurants ?
Notes de frais
Les notes de frais concernent principalement les frais professionnels engagés par le salarié lors d’un déplacement. Ces dépenses peuvent inclure, entre autres, les repas pris à l’extérieur, les transports ou encore l’hébergement. L’employeur remboursera le salarié sur présentation des justificatifs correspondants, et ce, généralement dans la limite d’un plafond défini au préalable.
Tickets-restaurants
Les tickets-restaurants sont quant à eux des titres-repas nominatifs et prépayés, mis à la disposition du salarié par son employeur. Ils permettent de régler les repas pris en dehors de l’entreprise lors des jours travaillés (midi et soir). Leur utilisation est encadrée par un certain nombre de règles strictes concernant notamment leur montant ou encore les établissements acceptant ces titres comme moyen de paiement.
Ainsi, la principale différence entre ces deux dispositifs réside dans leur objet : les notes de frais concernent les dépenses professionnelles engagées lors de déplacements, tandis que les tickets-restaurants visent à faciliter le quotidien du salarié en lui permettant de payer ses repas sans avancer d’argent.
Dans quels cas peut-on faire une note de frais de restaurant ?
La possibilité de réaliser une note de frais pour des dépenses liées au restaurant dépend généralement de plusieurs critères :
- L’objet du déplacement : Il doit impérativement être lié à une activité professionnelle pour que les dépenses soient prises en charge (exemples : rendez-vous client, formation, mission hors siège…).
- Le lieu du déjeuner : Les repas pris en dehors de l’entreprise (restaurant, bar, hôtel…) sont considérés comme des frais professionnels remboursables par l’employeur.
- Les conditions d’éligibilité : Certaines entreprises fixent des conditions spécifiques pour autoriser le remboursement des frais de repas : distance du lieu de travail, absence de cantine ou de service de restauration dans les locaux, etc.
Il convient donc de se référer à la politique de gestion des notes de frais propre à son entreprise pour connaître les cas où une note de frais de restaurant peut être réalisée.
Comment faire une note de frais de restaurant ?
Pour réaliser une note de frais de restaurant, il est nécessaire de fournir un certain nombre d’informations et de respecter quelques étapes :
- Conserver les justificatifs (factures, tickets de caisse) prouvant la date, le lieu et le montant de la dépense.
- Compléter le formulaire prévu à cet effet, en indiquant avec précision les éléments demandés (montants, type de frais engagés, nom et adresse du restaurant…).
- Jonger les justificatifs originaux à la note de frais pour attester de la réalité des dépenses.
- Obtenir le visa de sa hiérarchie (responsable, supérieur hiérarchique).
- Transmettre le tout au service compétent qui gère les notes de frais dans l’entreprise.
Quelles sont les conditions pour se faire rembourser ?
Pour bénéficier d’un remboursement, il est essentiel de respecter certaines conditions :
- Avoir engagé des frais professionnels justifiables (déplacement professionnel lié à l’activité de l’entreprise)
- Respecter les limites et règles fixées par l’employeur en matière de notes de frais
- Fournir les pièces justificatives originales
- Compléter correctement le formulaire de note de frais
- Obtenir l’accord préalable ou a posteriori de sa hiérarchie
Quelles sont les mentions et justificatifs obligatoires d’une note de frais de restaurant ?
Toute demande de remboursement doit comporter les éléments suivants :
- Date de l’événement : La date du repas doit être inscrite sur la note de frais.
- Nom et adresse de l’établissement : Ces informations permettent de vérifier la localisation et le type de restaurant où ils ont été consommés.
- Montant : Le montant total HT et TTC des dépenses réalisées doit être indiqué.
- Type de frais : Il est nécessaire de préciser la catégorie de frais concernée (repas, transport…).
- Justificatif : Une facture originale détaillée doit être jointe au dossier pour attester des dépenses engagées.
- Visa du supérieur hiérarchique : L’accord de la hiérarchie est indispensable pour que la demande de remboursement soit prise en compte.
Il est à noter que certains employeurs peuvent exiger des mentions ou justificatifs complémentaires (par exemple, les coordonnées bancaires du salarié).
Comment récupérer la TVA ?
Pour récupérer la TVA sur les notes de frais de restaurant, il est nécessaire de fournir aux services fiscaux une facture détaillée et comportant certaines mentions obligatoires telles que :
- Le nom et l’adresse de l’établissement
- La date du repas
- Le montant total hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
- Le taux de TVA appliqué et le montant de cette taxe
- Le nom et le numéro SIRET de l’établissement émetteur de la facture
- La mention « facture établie au nom de l’entreprise » si celle-ci a pris en charge directement le paiement du repas
Ainsi, en conservant ces factures détaillées et en effectuant les démarches nécessaires auprès de leur administration fiscale, les entreprises pourront récupérer tout ou partie de la TVA sur les frais de restaurant engagés par leurs salariés lors de déplacements professionnels.
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